Il digitale offre tante opportunità di lavoro

La moderna tecnologia digitale consente di poter acquisire un qualsiasi documento cartaceo, sia scritto a mano che con strumenti computerizzati e d’importarli con su dispositivi informatici fissi e anche mobili.

Questo possibilità è garantita da due applicativi remoti lo scanner e il lettore ottico, entrambi capaci di trasformare il tratto della scrittura o di un documento in un file digitale che a sua volta può essere modificato.

Il digitale è una opportunità tangibile e duratura

La digitalizzazione dei processi, crea tantissime possibilità lavorative, soprattutto per chi ha competenze tecnologiche frutto di un’adeguata formazione, oltre la velocità di adattamento e la sensibilità di comprendere quali sono le richieste del mercato.

Il sito www.datasis.it propone un interessante scritto, con il quale illustra una serie di opportunità di sviluppo di questo importante processo di sburocratizzazione e di snellimento del lavoro d’inserimento dati negli archivi aziendali, una evoluzione in divenire, la quale necessità d’ interpreti capaci di formare e d’informare un intero sistema organizzativo.

La digitalizzazione documentale è una opportunità anche per le aziende, in quanto, con dei piccoli investimenti tecnologici si va a risparmiare, sia nei tempi di archiviazione, ma soprattutto sui costi di gestione e amministrazione.

La rivoluzione digitale è solo al primo passo, soprattutto nel processo di gestione documentale, vi sono tantissimi campi da esplorare e sistemi da sviluppare, come illustra l’articolo pubblicato sul sito Datasis.it.
In realtà sono stati fatti già passi da gigante, altri se ne faranno a una velocità che oggi non è possibile prevedere.

Come importare un documento scritto a mano

Sono disponibili in commercio alcuni software che utilizzano la funzione OCR che permette a un PC di “scannerizzare” un foglio o un altro testo stampato tramite un dispositivo remoto informatico.
Il documento cartaceo che può essere un appunto, un foglio A4, un ordinativo, una fattura, un contratto o un qualsiasi altro format è fotografato dallo scanner e rielaborato dal software collegato che lo trasforma in un file di scrittura Word o Pages (per Mac), oppure in un formato strutturato compatibile con Excell o Numbers per i dispositivi Apple.

Si comprende che è davvero un passo avanti per ogni azienda pubblica e privata che ha la necessità di digitalizzare e archiviare i documenti in entrata e in uscita.

Come importare un documento con dispositivi mobili

Molti professionisti svolgono un’attività senza una sede fisica, ma per le ragioni proprie della loro lavoro e mission aziendale hanno la necessità di muoversi e d’intercettare l’esigenze della clientela direttamente presso le strutture degli utenti.
In passato il lavoro di un rappresentante, di un informatore scientifico o di un qualsiasi agente di commercio era contraddistinto dalla gestione di ordinativi e di bolle con enormi archivi o borse da tenere in mano, nelle quali mantene la contabilità di ogni attività e commessa.
Con la creazione di apposite App scaricabili sui dispositivi mobili personali come Smartphone, tablet o iPad è possibile leggere, immediatamente, ogni documento, mediante un dispositivo a lettura ottica che ne riconosce ogni elemento grafico, lo elabora e lo invia automaticamente alla sede centrale, dove sarà archiviato in un’apposita cartella suddivisa per tipologia.

Un archivio unico

Tutti i dispositivi di riconoscimento digitale, sia tramite scanner che con lettura ottica, possono essere centralizzati in un unico sistema di archiviazione del documento che li associa in automatico a un numero di protocollo digital.

Siamo davanti a un grosso vantaggio sia per gli enti che per i privati, in quanto facilità il lavoro d’archiviazione e di protocollo tradizionale che era caratterizzato da una grande mole di documenti, uno diverso dall’altro che andavano prima interpretati, poi numerati e collegati in archivio a una sotto categoria.

Ora il processo è unificato, i documenti sono divisi per tipologia alla fonte e indipendente dal dispositivo che li prende in carico in entrata, confluiscono in un’unica banca dati che li archivia.
L’organizzazione del lavoro in questo modo è davvero semplificata.

Il processo di digitalizzazione permette di ottimizzare l’organizzazione del lavoro, bisogna solo comprenderne le potenzialità, utilizzandone le opportunità in maniera funzionale e senza respingerle per paura di non saperle gestire. La formazione e i giusti dispositivi faranno al meglio la loro parte.

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